Des mails soignés font meilleure impression

Un mail est un outil de communication important. Lorsqu’on travaille en déplacement, le mail permet de rester en contact avec des collègues.

Quel que soit votre correspondant, il y a certaines règles à respecter si on veut communiquer le plus efficacement possible. Vu le nombre de mails mal écrits qu’on reçoit tous les jours, un mail bien rédigé se remarque tout de suite. Et cela peut faire toute la différence et attirer l’attention souhaitée.

Accordez de l’attention au sujet

Donnez à votre lecteur une bonne raison d’ouvrir le mail. Lorsque votre correspondant relira plus tard ce mail, il saura d’emblée de quoi il s’agit.

Appelez le destinataire par son nom

Ne commencez pas votre mail de manière impersonnelle, à moins que vous ne connaissiez pas votre interlocuteur. Une appellation personnalisée est nettement préférable. Choisissez donc “Chère Madame Evrard” ou “Cher Pierre”, qui a une connotation moins austère.

Soyez bref, clair et logique

Plus le texte est long, moins il attire l’attention. Les gens abandonnent vite et votre correspondant risque de rater une partie du message si le texte est trop long. Un bon conseil : utilisez des listes de points ou des arguments numérotés.

Vérifiez vos pièces jointes

‘Oups, j’ai oublié l’annexe. Rien de plus embêtant que de devoir envoyer un second mail… avec la pièce jointe cette fois. Avant d’appuyer sur Envoyer, prenez l’habitude de vérifier si vous n’avez pas oublié d’ajouter quelque chose. Limitez le nombre de pièces jointes et donnez-leur un nom reconnaissable, afin que l’ensemble du message reste cohérent pour tous.

Respectez la vie privée

Que se passe-t-il si votre mail arrive, pour l’une ou l’autre raison, chez une personne à qui il n’était pas destiné ou s’il est publié sur le net? Cela peut arriver ! Réfléchissez au préalable à ce que vous éprouveriez si votre mail était lu par quelqu’un d’autre que son destinataire. Ce dernier contrôle permet de s’assurer que votre mail est respectueux et professionnel et reflète bien, en fin de compte, l’image que vous voulez donner de vous-même aux yeux du monde extérieur.

N’oubliez pas de mettre d’autres personnes concernées en copie

Impliquez chaque partie. Si vous répondez à un mail ou que vous écrivez à plusieurs personnes, n’oubliez pas de ‘répondre à tous’ ou de mettre toutes les parties concernées en copie (cc:)  Cet oubli est plus fréquent qu’on ne le pense.

2019-01-24T14:19:28+00:00

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