Vous arrive-t-il de griffonner distraitement en pleine réunion virtuelle ou non, l’esprit ailleurs ? Vous aussi, vous avez le sentiment que, à présent que la ‘vie de bureau’ a repris, les réunions superflues sont trop nombreuses ?

Bien sûr, il faut se rencontrer pour discuter et convenir des orientations. Sans concertation régulière, les choses partiraient vite dans tous les sens. Il y a aussi la réunion déguisée : brainstorm, kick-off ou round-up. La rencontre porte un autre nom, mais c’est toujours une réunion. Tout le monde dans son bureau à domicile ou autour de la table de réunion avec la distance sociale requise, chacun avec son laptop et peut-être un bloc-notes. Même si c’est juste pour griffonner.

Nous voilà comme des autruches la tête dans le sable, retranchés derrière notre écran personnel. Trop de réunions ? Ou une mauvaise approche ? Peut-être devons-nous nous pencher sur la manière, cibler la qualité plutôt que la quantité. Oublions le « peut-être » : admettons que nous nous y prenons mal. Si l’autruche pond des œufs énormes, ce n’est jamais qu’un gros poulet. Il nous faut devenir des antilopes. Nerveuses, élégantes, rapides, toujours prêtes à piquer un sprint.  L’antilope n’a pas la tête dans le sable. Son regard couvre la savane jusqu’à l’horizon. Elle voit arriver l’ennemi. L’oreille tendue, elle capte le moindre signal.

Grâce à la technologie, nos réunions peuvent devenir plus dynamiques et efficaces. Aujourd’hui, les idées et les réflexions restent souvent confinées dans nos propres notes, analogiques ou numériques, sans être partagées. Elles ne sortent pas de nos griffonnages. C’est parfait pour un cercle de gens doués de capacités parapsychiques, mais s’il s’agit d’une réunion avec des gens sans ce talent, beaucoup d’informations se perdent. Surtout après les faits. Un jour ou deux après la réunion, nous n’avons retenu que notre version personnelle, sans les éléments importants évoqués par les collègues.

Les nouvelles technologies peuvent nous aider à mieux partager idées et intentions. Avec le bon équipement, il est facile de capturer des schémas, des contenus numériques et même des croquis ou du texte manuscrit sur un tableau blanc électronique, afin de les diffuser aux participants ou de les enregistrer pour plus tard. Le risque de voir l’information se perdre ou se déformer appartient au passé. Fini les malentendus. À la prochaine réunion, vous repartirez sur des bases solides, sur des infos précises et acceptées de tous.

Dans le bureau de demain, l’espace de réunion est conçu dans un souci de partage. Pour stimuler la productivité et la créativité. Même si les participants se trouvent aux antipodes.